Proč záleží na délce emailu

Průměrný zaměstnanec dostává denně 121 e-mailů (Radicati Group, 2023). Při takovém objemu příliš dlouhé zprávy končí v kategorii "přečtu později" - což obvykle znamená nikdy. Naopak příliš krátké e-maily mohou působit nezdvořile nebo neúplně.

Klíč je najít správnou délku. Analýza společnosti Boomerang zahrnující 40 milionů e-mailů ukázala, že zprávy s 50-125 slovy mají nejvyšší response rate - přes 50 %. Kratší e-maily nedávají dostatek kontextu, delší ztrácejí pozornost příjemce.

Ideální délka emailu podle typu

Typ emailu	Počet slov	Poznámka
Rychlá odpověď	25-50 slov	Stručné potvrzení, ano/ne
Pracovní email	50-125 slov	Optimální pro odezvu
Obchodní nabídka	75-150 slov	Jasná hodnota, CTA
Newsletter	200-300 slov	Může být delší
Cold email	50-100 slov	Kratší = lepší

Délka předmětu emailu

Předmět e-mailu je první kontaktní bod s příjemcem. Studie Campaign Monitor (2023) zjistila, že e-maily s předměty 40-50 znaků (6-10 slov) mají o 21 % vyšší open rate. Vágní předměty jako "Dotaz" nebo "Důležité!!!" snižují pravděpodobnost otevření. Na mobilních zařízeních se zobrazuje pouze prvních 35-40 znaků.

Statistiky délky předmětu

40-50

znaků ideálně

6-10

slov optimálně

21%

vyšší open rate

Tipy pro efektivní předmět

Buďte konkrétní

"Schůzka v pátek 14:00" je lepší než "Dotaz na schůzku".

Vyhněte se spam slovům

Slova jako "ZDARMA", "NALÉHAVÉ" nebo příliš mnoho vykřičníků snižují doručitelnost.

Personalizujte

Emaily s personalizovaným předmětem mají o 26 % vyšší open rate.

Pracovní vs. osobní emaily

V pracovní komunikaci platí pravidlo stručnosti. Studie McKinsey zjistila, že zaměstnanci tráví průměrně 28 % pracovního týdne čtením a psaním e-mailů. Efektivní struktura pracovního e-mailu: sdělení účelu v první větě, potřebné detaily ve střední části, jasná výzva k akci v závěru. Osobní e-maily umožňují volnější styl, ale i zde platí, že stručnost je oceňována.

Struktura pracovního emailu

Pozdrav - stručný, přiměřený vztahu (formální/neformální)
Hlavní sdělení - 2-3 věty, klíčová informace na začátku
Detaily - pouze nezbytné doplňující informace
Výzva k akci - jasně specifikujte, co od příjemce potřebujete
Závěr - stručné rozloučení a podpis

Příklad efektivního pracovního emailu (75 slov):

Dobrý den,

posílám vám návrh prezentace pro páteční meeting. Prosím o připomínky do středy 15:00, abych měl čas na úpravy.

Hlavní body k diskusi jsou rozpočet Q2 a timeline projektu. Pokud máte další témata, dejte vědět.

S pozdravem, Jan

Optimalizace pro mobilní zařízení

Podle Litmus Email Analytics (2023) se 61 % e-mailů otevírá na mobilních zařízeních. Dlouhé bloky textu na malé obrazovce snižují čitelnost a engagement. Optimalizace pro mobilní zařízení je dnes nezbytná.

Kratší odstavce

Maximálně 2-3 věty na odstavec. Na malé obrazovce se dlouhé bloky textu špatně čtou.

Předmět do 35 znaků

Na mobilu se zobrazuje méně znaků. Důležité informace dejte na začátek.

CTA hned na začátek

Výzvu k akci umístěte do první části emailu, aby ji uživatel viděl bez scrollování.

Míra odpovědí podle délky emailu

Délka emailu	Response rate	Hodnocení
Méně než 25 slov	35-40 %	Příliš krátké
50-125 slov	50+ %	Optimální
125-200 slov	45-50 %	Přijatelné
200-500 slov	40-45 %	Delší než ideální
Více než 500 slov	pod 35 %	Příliš dlouhé

Výjimky z pravidla

Některé situace vyžadují delší emaily - právní dokumentace, detailní technické specifikace nebo komplexní projekty. V takových případech zvažte přílohu nebo rozdělení do více emailů.

Tipy pro různé situace

Follow-up email

Follow-up e-maily by měly být maximálně 50 slov. Studie Yesware (2022) ukázala, že krátké follow-up e-maily mají o 42 % vyšší response rate. Struktura: připomenutí předchozí komunikace (1 věta), dotaz na stav (1 věta), případně nová hodnota nebo informace.

Žádost o schůzku

E-mail s žádostí o schůzku by měl obsahovat: účel setkání (1 věta), navrhovanou délku (15/30/60 minut), konkrétní termíny (2-3 možnosti). Podle HubSpot (2023) e-maily s konkrétními termíny mají o 34 % vyšší acceptance rate než obecné dotazy na dostupnost.

Reklamace nebo stížnost

Reklamační e-mail by měl být věcný a strukturovaný: popis problému (co se stalo), požadované řešení (co očekáváte), časový rámec (do kdy). Optimální délka je 100-150 slov. Emotivní e-maily podle studie zákaznických služeb Zendesk (2022) mají o 27 % nižší pravděpodobnost rychlého vyřešení.

Závěr

Klíčové doporučení: 50-125 slov pro pracovní e-maily a 40-50 znaků pro předmět. Pro kontrolu délky můžete využít naše počítadlo slov. Stručná a jasná komunikace šetří čas oběma stranám. Další tipy pro efektivní psaní najdete v článku o copywritingu pro sociální sítě.

Optimální délka emailu - kolik slov napsat pro maximální odezvu

Zkontrolujte délku vašeho emailu